أدلة تينغ · لمدير العمليات
المشكلة في الموظفين أو في الإجراء؟
الجواب المختصر
اسألوا عشرة أسئلة بنعم أو لا عن طريقة سير الشغل اليوم، واحسبوا عدد «نعم». إذا سبعة أو أكثر، فالمشكلة في الإجراء: ارسموه وصلّحوا وين ينتظر الشغل أو ينعاد قبل ما توظفون. ومن أربعة لستة يعني خليط. وثلاثة أو أقل يعني الإجراء واضح والضغط فعلاً نقص في عدد الموظفين.
راجعوه بدر الراشدآخر تحديث
وش يعتمد عليه الاختبار
جاوبوا عن اليوم، مو عن المثالي
جاوبوا عن طريقة شغل الفريق هالشهر، مو عن الطريقة اللي المفروض يشتغل فيها. والاختبار صادق بقدر صدق أجوبته.
أكثر من شخص يجاوب
اطلبوا من اثنين أو ثلاثة في الفريق يجاوبون كل واحد لحاله، وبعدها قارنوا. ووين يختلفون، فالاختلاف بحد ذاته معلومة مهمة.
ليش الأعراض تبان نفس الشي
العمل الإضافي، وبطء الرد، والأخطاء تبان نفسها من برا سواء كان السبب نقص موظفين أو إجراء فيه خلل. والأسئلة تفرّق بينهم لأنها تسأل عن الانتظار وإعادة الشغل والمسؤولية.
وش تطلبه النتيجة العالية
مشكلة الإجراء ما تحتاج توظيف جديد ولا أداة ذكاء اصطناعي أول شي. تحتاج مسؤول واحد ورسمة توضح وين ينتظر الشغل، والأتمتة تجي بعد ما تتضح الخطوات.
وش هي الأسئلة العشرة؟
جاوبوا بنعم أو لا عن فريقكم زي ما يشتغل اليوم. وكل «نعم» تنحسب نقطة وحدة وتأشّر على الإجراء.
هل ينعاد شغل لأن معلومة كانت ناقصة أو غلط من البداية؟نعم تعني: طلبات ناقصة من أول ما توصل
هل توقف الطلبات وهي تنتظر موافقة شخص واحد؟نعم تعني: اختناق في الاعتماد
هل ما فيه شخص واحد مسؤول عن الإجراء من أوله لآخره؟نعم تعني: ما فيه مسؤول واضح
هل الموظف الجديد ياخذ وقت طويل يتعلم لأن طريقة الشغل مو مكتوبة؟نعم تعني: خطوات مو موثّقة
هل الفريق ينسخ نفس البيانات بين أكثر من نظام أو ملف؟نعم تعني: إعادة إدخال بين الأنظمة
هل نفس الطلب يتنفذ بطرق مختلفة حسب الموظف اللي استلمه؟نعم تعني: ما فيه طريقة موحدة
هل تحتاجون تسألون أحد عشان تعرفون وين وصل الطلب؟نعم تعني: حالة الطلب مو ظاهرة
إذا غاب موظف معيّن، هل يتعطل جزء من الشغل؟نعم تعني: الشغل يعتمد على شخص واحد
هل ترجع طلبات بين الأقسام لأنها وصلت ناقصة؟نعم تعني: خلل في التسليم بين الأقسام
هل الفريق يصرف وقت في متابعة الطلبات والسؤال عنها أكثر من تنفيذها؟نعم تعني: ملاحقة حالة الطلبات
وش تعني النتيجة؟
| عدد «نعم» | وش تدل عليه | الخطوة الجاية |
|---|---|---|
| من سبعة لعشرة | غالباً مشكلة في الإجراء | قبل ما توظفون، ارسموا الإجراء وحددوا وين يضيع الوقت. ابدؤوا بالخطوة اللي فيها أكثر انتظار أو إعادة شغل، وعيّنوا مسؤول واحد للإجراء من أوله لآخره. |
| من أربعة لستة | خليط بين الإجراء وعدد الموظفين | صلّحوا أكبر مشكلتين في الإجراء خلال شهر، مثل الاعتمادات أو المعلومات الناقصة، وبعدها قيسوا الضغط من جديد قبل قرار التوظيف. |
| من صفر لثلاثة | غالباً الفريق ما يكفي الشغل | الإجراء واضح نسبياً والضغط حقيقي. التوظيف أو إعادة توزيع الشغل قرار منطقي، ووثّقوا الإجراء أول عشان يتعلمه الموظف الجديد بسرعة. |
ثلاثة أشخاص في فريق واحد، كل واحد جاوب لحاله
الشكلمثال عملي
فريق الحجوزات في مجمّع راسخ الطبي، من مجموعة راسخ القابضة الافتراضية. قائد الفريق والمنسّق وموظف المالية جاوبوا كل واحد لحاله، وهنا بس الأسئلة اللي اختلفت فيها أجوبتهم.
| السؤال | قائد الفريق | المنسّق | موظف المالية |
|---|---|---|---|
| الانتظار على موافقة شخص واحد | لا | نعم | نعم |
| السؤال عن وين وصل الطلب | لا | نعم | نعم |
| رجوع الطلبات بين الأقسام | نعم | لا | نعم |
| مجموع «نعم» من عشرة | 5 | 7 | 8 |
القرارجوابين يأشّرون على الإجراء وواحد على خليط. والاختلاف كان في الاعتمادات وحالة الطلب، فصاروا أول إصلاحين، قبل ما أحد يتكلم عن توظيف جديد.
أسئلة تتكرر
هل هذا تشخيص؟
نوظف إذا كانت النتيجة منخفضة؟
وين يدخل الذكاء الاصطناعي؟
وش تسوي تينغ هنا، ووش ما تسويه
وش نسوي
- تقييم الجاهزية للذكاء الاصطناعي يشوف إجراءاتكم وبياناتكم وتقنيتكم وموظفينكم قبل أي قرار ذكاء اصطناعي، ومنها هل الضغط على الفريق مشكلة إجراء أو مشكلة عدد.
- وإذا الشغل نفسه يحتاج إعادة تصميم، فدراسة التحوّل بالذكاء الاصطناعي ترسم وين ينتظر ووين يتعطّل.
وين تساعد تينغ: تقييم الجاهزية للذكاء الاصطناعي
وش ما نسوي
- ما نقول لكم مين توظّفون ولا كم موظف تحتاجون.
- ما نقترح ذكاء اصطناعي لإجراء ما انرسم.
